Boekhouding voor schoonheidsspecialistes: 7 aandachtspunten

Hoe leg je contant geld en pinbetalingen vast?

Veel klanten betalen nog contant, zeker voor kleinere behandelingen. Dat mag, maar de Belastingdienst verwacht dat je elke ontvangst kunt verantwoorden. Werk je zonder kassasysteem, houd dan een kasboek bij: wat kwam er binnen, wanneer, en waarvoor.

Het makkelijkst is om aan het einde van elke werkdag een dagstaat te maken. Daarin noteer je het totaal aan contante ontvangsten en het totaal aan pinontvangsten, en je telt de kas fysiek. Klopt het bedrag in de kassalade niet met wat je hebt genoteerd, zoek dan uit waar het verschil vandaan komt voordat je het laat liggen.

Bewaar losse kwitanties, ook als een klant contant betaalt zonder factuur te vragen. Bij een controle is een sluitende kasadministratie een van de eerste dingen waar de Belastingdienst naar kijkt, juist omdat contant geld makkelijker 'verdwijnt' dan een bankoverschrijving.

Voorraad: producten die je gebruikt versus producten die je verkoopt

Je koopt producten in voor twee doelen: je gebruikt ze tijdens behandelingen, of je verkoopt ze los aan klanten voor thuisgebruik. Boekhoudkundig zijn dat twee verschillende dingen. Producten die je verbruikt tijdens een behandeling zijn een kostenpost, producten die je doorverkoopt horen bij je voorraad en pas als kostprijs mee zodra je ze verkoopt.

Houd daarom bij hoeveel je van elk product inkoopt, hoeveel je verbruikt en hoeveel je verkoopt. Dat hoeft geen ingewikkeld voorraadsysteem te zijn: een simpel overzicht per productlijn volstaat voor de meeste eenmanszaken. Belangrijk is vooral dat je aan het einde van het jaar weet wat je voorraad waard is, want die waarde telt mee in je winstberekening.

Verkoop je bijvoorbeeld voor €3.000 aan producten per jaar, terwijl je voor €4.500 hebt ingekocht en er aan het einde van het jaar nog €900 aan voorraad op de plank ligt, dan is je werkelijke inkoopkost dit jaar €3.600. Dat verschil maakt uit voor je winst en dus voor je belasting.

Welk btw-tarief geldt voor behandelingen en producten?

Schoonheidsbehandelingen vallen onder het algemene btw-tarief van 21%. Dat geldt voor gezichtsbehandelingen, ontharing, wimperextensions, en eigenlijk alles wat je als cosmetische behandeling aanbiedt. Hetzelfde tarief geldt voor producten die je los verkoopt, zoals crèmes of serums.

Een uitzondering ligt bij pedicurebehandelingen met een medische indicatie, bijvoorbeeld bij diabetes of reuma. Die kunnen onder de btw-vrijstelling voor medische zorg vallen, mits je de juiste diploma's hebt. Combineer je een schoonheidspraktijk met medische pedicure, splits dan duidelijk welke omzet onder welk regime valt.

Blijft je jaaromzet onder een bepaalde grens, dan kun je gebruikmaken van de kleineondernemersregeling. Je rekent dan geen btw aan klanten, maar je kunt ook geen btw over je inkopen terugvragen. Voor een salon met veel productinkoop kan dat nadelig uitpakken, dus reken dit door voordat je je aanmeldt.

Hoe schrijf je dure apparatuur af?

Een IPL-apparaat, een microdermabrasiemachine of een goede stoombehandelaar kost al snel een paar duizend euro. Dat soort aankopen boek je niet in één keer als kosten, maar je schrijft ze af over de verwachte gebruiksduur. Voor de meeste apparatuur geldt een afschrijvingstermijn van meerdere jaren.

Koop je bijvoorbeeld een apparaat van €8.000 en schrijf je dat af over vijf jaar, dan verwerk je €1.600 per jaar als afschrijvingskosten in je administratie. De rest van het bedrag blijft op de balans staan als bedrijfsmiddel, niet als directe kostenpost in het jaar van aankoop.

Boven een bepaald investeringsbedrag per jaar kom je mogelijk in aanmerking voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, een extra aftrekpost bovenop de gewone afschrijving. Deze regeling en de bijbehorende grenzen worden jaarlijks vastgesteld, dus check de actuele bedragen voordat je een grote aankoop plant.

Welke kosten vergeet je makkelijk af te trekken?

Naast de voor de hand liggende kosten zoals huur van je ruimte en producten, zijn er een paar posten die schoonheidsspecialistes vaak over het hoofd zien. Denk aan vakliteratuur, lidmaatschap van een beroepsvereniging, en verplichte bij- en nascholing om je diploma's geldig te houden.

Werkkleding die je alleen tijdens behandelingen draagt, zoals een uniform met bedrijfslogo, is aftrekbaar. Gewone kleding die je ook privé draagt niet, ook al gebruik je die tijdens werk. Reiskosten naar leveranciers, beurzen of cursussen horen er ook bij, net als de kosten van je website en online boekingssysteem.

• Vakliteratuur en abonnementen op vakbladen
• Contributie beroepsvereniging
• Bij- en nascholing en certificeringen
• Werkkleding met bedrijfslogo
• Reiskosten naar leveranciers en cursussen
• Website, boekingssysteem en marketingkosten

Werk je vanuit huis of huur je een stoel? Dat verandert je aftrek

Werk je vanuit een aparte praktijkruimte bij je eigen woning, met een eigen ingang en volledig ingericht als behandelruimte, dan kun je een deel van de kosten van die ruimte aftrekken. Voldoet je ruimte niet aan die strenge eisen, bijvoorbeeld omdat je gewoon een kamer in huis gebruikt zonder aparte ingang, dan is aftrek meestal niet mogelijk.

Huur je in plaats daarvan een stoel in een salon van iemand anders, dan is de stoelhuur gewoon een aftrekbare kostenpost. Zorg dat je hiervoor een factuur krijgt van de salonhouder, ook als het bedrag klein is. Zonder factuur kun je de kosten niet goed onderbouwen bij een controle.

Sommige salons werken met een omzetpercentage in plaats van vaste huur. Vraag in dat geval altijd om een duidelijke specificatie per maand, zodat je precies weet welk bedrag je hebt betaald en wanneer.

Hoe hou je dit vol zonder er een dagtaak van te maken?

De meeste schoonheidsspecialistes hebben geen tijd voor een uur administratie tussen twee behandelingen door. Het helpt om vaste momenten in te plannen: dagelijks de kas tellen, wekelijks de voorraad bijwerken, en maandelijks de btw en kosten controleren. Zo loopt het nooit zo ver op dat je aan het einde van het kwartaal met een berg bonnetjes zit.

Een boekhoudpakket dat rekening houdt met zowel contante ontvangsten als productvoorraad scheelt veel handwerk. In Factivo kun je dagontvangsten, productverkoop en losse behandelingen apart bijhouden, zodat je nooit hoeft te puzzelen waar een bedrag vandaan kwam.