Binnen welke termijn moet je een factuur versturen?

Is er een wettelijke termijn voor het versturen van een factuur?

Ja, maar alleen als je wettelijk verplicht bent om te factureren. Voor leveringen en diensten aan andere ondernemers (b2b) en voor een aantal specifieke situaties geldt: je moet de factuur uitreiken uiterlijk op de vijftiende dag van de maand volgend op de maand waarin je de prestatie hebt geleverd. Lever je in maart, dan moet de factuur er uiterlijk 15 april zijn.

Deze termijn staat los van je betalingstermijn. De betalingstermijn is de tijd die de klant krijgt om te betalen nadat hij de factuur heeft ontvangen, meestal 14 of 30 dagen. De factuurtermijn gaat over het moment waarop jij de factuur moet versturen, niet over wanneer het geld binnen moet zijn.

Deze regel komt uit de btw-wetgeving en is bedoeld om te voorkomen dat ondernemers de belasting eindeloos voor zich uit schuiven. In de praktijk controleert de Belastingdienst hier niet actief op bij elke factuur, maar bij een controle kan het je wel opbreken als blijkt dat je stelselmatig veel te laat factureert.

Wanneer ben je eigenlijk verplicht om te factureren?

Niet elke transactie vereist een factuur. Verkoop je aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon, dan ben je bijna altijd verplicht een factuur uit te reiken. Ook bij grensoverschrijdende leveringen binnen de EU en bij afstandsverkopen geldt een factuurplicht.

Verkoop je aan particulieren, dan ben je in veel gevallen niet wettelijk verplicht een factuur te sturen, tenzij het gaat om bepaalde diensten zoals verbouwingen aan een woning. Denk aan een kapper, een fotograaf met een los fotoshoot-pakket voor een particulier, of een workshop. Toch stuurt bijna iedereen sowieso een factuur of bon, simpelweg omdat de klant erom vraagt of omdat je het zelf nodig hebt voor je administratie.

Wil je precies weten aan welke inhoudelijke eisen een factuur moet voldoen, los van de termijn, dan lees je dat in de wettelijke eisen voor een zzp-factuur. Daar staat onder meer welke gegevens verplicht op de factuur moeten staan.

Wat doet een late factuur met je boekhouding en btw?

Voor de btw is niet de factuurdatum leidend, maar het moment waarop je de prestatie hebt geleverd, of de factuurdatum als die eerder valt dan de wettelijke uiterste datum. Concreet: lever je in december maar factureer je pas in februari, dan moet de btw over die omzet toch al in het vierde kwartaal van het vorige jaar zijn aangegeven. Vergeet je dat, dan moet je een suppletie indienen en betaal je mogelijk belastingrente.

Voor je winstberekening geldt hetzelfde principe: omzet hoort in het boekjaar waarin je de prestatie hebt geleverd, niet in het jaar waarin je toevallig de factuur verstuurt. Schuif je facturatie van december door naar januari, dan verschuift je omzet niet automatisch mee naar het volgende boekjaar in je aangifte. Dit onderwerp raakt sterk aan dagomzet boeken, waar hetzelfde principe van moment van prestatie versus moment van registratie een rol speelt.

Kortom: laat versturen levert vooral extra administratief werk op, geen fiscaal voordeel. De belasting is toch al verschuldigd over de periode waarin je hebt gewerkt.

Kun je een factuur ook te laat versturen om nog geldig te zijn?

Los van de btw-termijn speelt er nog iets: je recht om betaling te vorderen, verjaart na verloop van tijd. Voor de meeste handelsvorderingen geldt een verjaringstermijn van vijf jaar, te rekenen vanaf het moment waarop je de vordering opeisbaar had kunnen maken. Wacht je jaren met factureren, dan loop je het risico dat je je vordering niet meer kunt afdwingen als de klant niet wil betalen.

In de praktijk speelt dit vooral bij ondernemers die achterstallig zijn met hun administratie: iemand die een half jaar of langer geen facturen heeft gestuurd omdat het er steeds bij inschiet. Het gevolg is niet alleen een juridisch risico, maar ook een cashflowprobleem, want je loopt inkomsten mis die je allang had kunnen innen.

Blijft een klant ondanks een tijdige factuur niet betalen, dan lees je in wat je kunt doen als een factuur onbetaald blijft welke stappen logisch zijn, van herinnering tot incasso.

Hoe snel moet je in de praktijk factureren?

Los van de wettelijke ondergrens is de praktische vuistregel simpel: factureer zo snel mogelijk na afronding van het werk of de levering. Bij doorlopende opdrachten factureer je meestal maandelijks, bij losse klussen direct na oplevering. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat je details vergeet, zoals extra gewerkte uren of gemaakte reiskosten.

Een snelle factuur is ook gewoon beter voor je cashflow. De betalingstermijn begint pas te lopen vanaf de factuurdatum, dus elke week die je wacht met versturen, is een week later geld op je rekening. Voor zzp'ers die krap bij kas zitten, is dit vaak het verschil tussen op tijd de huur betalen en een lastig gesprek met de verhuurder.

Gebruik je boekhoudsoftware om direct na afronding van een klus te factureren, dan voorkom je dat je aan het eind van de maand een stapel losse aantekeningen moet omzetten in facturen. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook fouten.

• Factureer bij voorkeur binnen een paar dagen na afronding van het werk
• Zet de wettelijke uiterste datum (15e van de volgende maand) als absolute grens, niet als streefdatum
• Houd bij doorlopende opdrachten een vaste factuurcyclus aan, bijvoorbeeld maandelijks
• Laat een openstaande vordering nooit jarenlang liggen vanwege de verjaringstermijn